Du kennst das: Jemand füllt dein Kontaktformular aus, fragt nach deinen Angeboten oder bucht sogar direkt ein erstes Kennenlerngespräch. Und dann? Dann beginnt der manuelle Wahnsinn – E-Mails hin und her, Daten zusammentragen, Verträge verschicken, vielleicht sogar noch ein paar Erinnerungen setzen. Klingt nach viel Aufwand? Ist es auch. Aber was, wenn ich dir sage, dass du diesen Prozess weitgehend automatisieren kannst – und das auch noch kostenlos?
Ja, du hast richtig gelesen. Es ist kein Zaubertrick. Nur ein smarter Mix aus Tools, ein bisschen Technikliebe und der Wunsch, deine Zeit endlich für das zu nutzen, wofür du wirklich gebucht wirst.
Der Zauber beginnt mit Klarheit
Bevor wir über Tools reden, machen wir kurz einen Schritt zurück. Was gehört eigentlich zu einem guten Onboarding-Prozess?
- Begrüßung & Einführung
- Sammlung relevanter Kundendaten
- Vertragsabschluss oder AGB-Bestätigung
- Erste To-Dos & Termine setzen
- Vertrauen aufbauen
Das Ziel: Der Kunde soll sich sicher, verstanden und professionell begleitet fühlen – ganz egal, ob du Coach, Designerin, VA oder Berater bist.
Die Werkzeuge für deinen smarten Onboarding-Zauber
Kommen wir zum spannenden Teil: den Tools. Es muss nicht immer HubSpot oder Monday sein. Auch mit den richtigen Gratis-Tools kannst du dir deinen ganz eigenen Onboarding-Autopiloten basteln.
1. Google Forms oder Tally.so – Daten abfragen ohne Schnickschnack
Ein einfaches Formular reicht oft völlig aus, um wichtige Infos vom Kunden einzusammeln.
Beispiel: Name, Business-Details, Zielvorstellungen, technische Zugänge.
Tally ist schicker, Google Forms ist universell – such dir aus, was besser zu dir passt.
2. Notion – das digitale Kunden-Dashboard
Du willst Struktur? Übersicht? Ein Ort, wo alles zusammenläuft? Notion kann das. Und ja, kostenlos.
Erstelle für jeden Kunden eine Vorlage mit Abschnitten wie “Projektstatus”, “To-Dos”, “Kommunikation”, “Termine” etc.
Du kannst sogar Formulare einbinden oder automatische To-Dos erzeugen – ziemlich fancy für ein Gratis-Tool, oder?
3. Calendly oder Cal.com – Termine ohne Pingpong
Der Klassiker. Lass deine Kund:innen selbst einen passenden Termin wählen, synchronisiere ihn mit deinem Kalender, versende automatische Erinnerungen – fertig.
Besonders cool: Du kannst auch direkt Fragefelder vor dem Buchen einbauen – das spart das Extra-Formular.
Automatisierung ohne Stress – mit Make, Zapier oder n8n
Jetzt kommt die Magie: die Verbindung all dieser Tools.
Beispiel gefällig?
- Kunde füllt Google Form aus
- ➝ Automatisch wird ein neuer Notion-Eintrag erstellt
- ➝ Du bekommst eine Slack- oder Mail-Benachrichtigung
- ➝ Optional: Vertrag als PDF wird generiert und verschickt
Und das alles ohne, dass du etwas klicken musst.
Make (früher Integromat) ist hierfür besonders einsteigerfreundlich, Zapier ist bekannt und weit verbreitet, n8n ist Open Source (also besonders nerdig – aber mächtig!). Alles kostenlos nutzbar – zumindest bis zu einem gewissen Volumen.
Verträge und PDFs? Geht auch kostenlos!
If you need to send contracts or automatically create confirmations with PDF attachments, check out tools like DocuSign Free , HelloSign (limited free plan), or PDFMonkey .
Tip: With Google Docs + PDF Extension + Make, you can even have your own contracts filled with placeholders—automatically, of course.
Persönlich trotz Technik
Jetzt denkst du vielleicht: „Okay, alles automatisiert – aber bleibt da nicht das Persönliche auf der Strecke?“
Ganz ehrlich: Nein. Denn du kannst dir so viel mehr Zeit für die echte Beziehung nehmen, wenn du dich nicht mit Copy & Paste aufhältst.
Automatisierung heißt nicht: unpersönlich. Es heißt: effizient und trotzdem herzlich.
Ein Beispiel? Nach dem Ausfüllen des Onboarding-Formulars erhält dein Kunde automatisch eine kleine persönliche Begrüßungs-E-Mail – vielleicht sogar mit einem kurzen, selbst aufgenommenen Video von dir. Das kannst du mit Tools wie Loom oder VideoAsk umsetzen – beides mit großzügigen Free-Versionen.
Mein persönlicher Workflow (zum Mitnehmen)
Hier mal ein grober Ablauf, den viele meiner Coaching-Kollegen inzwischen nutzen – natürlich mit eigenen Anpassungen:
- Website → Call-to-Action „Lass uns starten“
- Klick → Calendly-Terminbuchung mit Fragen
- Nach Termin → automatisierte E-Mail mit Link zu Notion-Dashboard + Vertrag
- Kunde füllt aus → PDF wird generiert, Willkommens-Mail geht raus
- Ein Reminder vor Start + 1 Tag nach Projektbeginn mit persönlicher Nachricht
So simpel, so wirkungsvoll. Und das Beste: Alles läuft – fast – von allein.
Fazit: Du brauchst kein High-Budget, nur einen klaren Plan
Automated client onboarding using free tools ist keine Utopie – es ist Realität für viele kleine Businesses, die smart statt hart arbeiten wollen. Es geht nicht darum, jeden Schritt zu „technisieren“, sondern deine Zeit besser zu nutzen und dem Kunden eine reibungslose Erfahrung zu bieten.
Probier’s aus. Spiel mit den Tools. Es wird nicht sofort alles perfekt laufen – und das ist okay. Aber wenn der erste Kunde sagt „Wow, das war einfach“, dann weißt du: Der Aufwand hat sich gelohnt.